Klauzula informacyjna dla osób zapisujących się i uczestniczących w konferencji Majowe Mrozy w Warszawie

Wstęp

Administratorem Państwa danych osobowych jest Ośrodek Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerów w Warszawie, z siedzibą główną przy ul. Raszyńskiej 8/10, 02-026 Warszawa oraz ośrodkiem szkoleniowym przy ul. Nowogrodzkiej 73. Dbamy o ich poufność i przetwarzamy je zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Sposób gromadzenia danych

Dane, którymi dysponujemy, przekazują nam Państwo podczas rejestracji na konferencję „Majowe Mrozy w Warszawie” za pomocą formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie mrozy.net oraz podczas trwania konferencji. Państwa dane możemy także pozyskać od innych podmiotów np. instytucji zgłaszających Państwa do udziału w konferencji.

Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi Państwu udział w konferencji.

Zakres danych

Przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych osobowych: dane zawarte w formularzu rejestracyjnym, dane finansowo-księgowe oraz dane dotyczące Państwa udziału w konferencji np.: rodzaj wybranych warsztatów, obecności, podpisy.

Cele i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

  • przeprowadzenie naboru za pomocą formularza rejestracyjnego, organizacja konferencji oraz noclegów, przesłanie materiałów, kontakt e-mailowy lub telefoniczny w sprawach związanych z obsługą konferencji oraz pozyskanie finasowania z Warszawskiego Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń (dalej WCIES) dla nauczycieli warszawskich szkół publicznych, na podstawie art. 6 lit. b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (dalej Rozporządzenie),
  • prowadzenie dokumentacji oraz sprawozdawczości, na podstawie art. 6 lit. c) Rozporządzenia,
  • dochodzenie i obrona roszczeń, na podstawie art. 6 lit. f) Rozporządzenia,
  • zamieszczenie zdjęć, wykonanych podczas trwania konferencji, na naszych stronach internetowych oraz profilach facebookowych w celach informacyjnym i promocyjnych, zawierających Państwa wizerunek oraz przekazanie adresów e-mail do partnerów konferencji w celu przesłania Państwu oferty handlowej na podstawie art. 6 lit. a) Rozporządzenia, czyli na podstawie Państwa zgody.

Odbiorcy danych

Państwa dane mogą zostać przekazane do hotelu w celu realizacji usług noclegowych, do naszych instytucji nadrzędnych takich jak: Samorząd Województwa Mazowieckiego, Kuratorium Oświaty w Warszawie lub Ministerstwo Edukacji Narodowej oraz do organów nadzorczych i kontrolnych, do naszych operatorów usług IT w związku z utrzymaniem systemów informatycznych,  do WCIES w celu pozyskania finansowania, do Partnerów konferencji, a także do innych podmiotów przetwarzających dane na nasze wyłączne polecenie.

W związku z transferem danych do serwisu należącego do międzynarodowej organizacji, tzn. Facebook, Administrator informuje, że spółka przystąpiła do programu Tarcza Prywatności UE-USA i uzyskała niezbędny certyfikat.

Okres przechowywania

Państwa dane będą przechowywane przez okres niezbędny do konkretnego przetwarzania w wyżej wymienionych celach, jak również przez okres trwania obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa. W uzasadnionych przypadkach okres ten może zostać wydłużony o czas niezbędny do zorganizowania trwałego zniszczenia dokumentów.

W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jednak jej wycofanie nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Zgodę mogą Państwo wycofać poprzez wysłanie oświadczenia na adres siedziby głównej lub na adres e-mail: zjazd.zapisy@oeiizk.edu.pl.

Realizacja praw i obowiązków

Przysługuje Państwu:

  • prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich uzupełnienia i sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych, jeśli takie działanie będzie technicznie możliwe,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące swoich danych osobowych lub chcieliby Państwo dokonać ich aktualizacji, prosimy o kontakt na adres e-mail: zjazd.zapisy@oeiizk.edu.pl.

We wszystkich innych sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z naszym Inspektorem Ochrony Danych: telefonicznie na numer +48 22 626 83 90, na adres poczty elektronicznej iod@oeiizk.waw.pl  lub listownie na adres siedziby głównej.

Klauzula dostępna jest również do pobrania tutaj w postaci pliku PDF.